De zomervakantie loopt langzaam op z’n einde. Agenda’s stromen weer vol en voor je het weet is het december. Het najaar is hét moment om je HR- en payrollprocessen onder de loep te nemen. Met een paar slimme controles en aanpassingen ben je voorbereid op nieuwe wetgeving, eindejaarsdeadlines én de eerste maanden van 2026. Zo zorg je voor rust, overzicht en een vliegende start van het nieuwe jaar.
Minimumloon juli 2025: controleer loonschalen en payrollinstellingen
Laten we beginnen bij het minimumloon. Sinds 1 juli ligt het voor werknemers van 21 jaar en ouder op €14,40 per uur, met aangepaste bedragen voor jongeren. Voor veel werkgevers is die wijziging in de zomer doorgevoerd, maar niet altijd met oog voor de bredere effecten. Loonschalen die dicht tegen elkaar aanzitten, kunnen bijvoorbeeld in elkaar schuiven. Toeslagen, inleen- en uitzendtarieven moeten soms opnieuw berekend worden. En ook je payrollsystemen, denk aan AFAS, Nmbrs of ADP, moeten goed zijn bijgewerkt. Een snelle check nu voorkomt correcties achteraf en geeft je medewerkers meteen duidelijkheid.
Contracten en proeftijden op tijd evalueren voor het najaar
Terwijl je toch bezig bent, kijk ook naar je contracten. Het najaar is vaak het moment waarop tijdelijke aanstellingen aflopen. Door nu al een overzicht te maken van contracten die vóór 31 december eindigen, creëer je ruimte om keuzes te maken: verlengen, omzetten naar vast of toch afscheid nemen. Vergeet ook de proeftijden niet: plan evaluaties ruim op tijd, zodat beslissingen zorgvuldig en zonder haast genomen worden.
Overweeg je internationale groei? Ontdek in ons artikel Groeien zonder HR-chaos? Zo pak je het internationaal aan hoe je je HR-processen efficiënt organiseert.
Verlofuren en feestdagenplanning: HR-check voor Q4
Dan het verlof. In veel organisaties staan nog vakantie-uren open. Breng deze in kaart en herinner je medewerkers eraan dat wettelijke uren uiterlijk 30 juni volgend jaar moeten zijn opgenomen. Maak ook alvast afspraken over de bezetting rond de feestdagen. Dat scheelt stress en last-minute roosterproblemen in december.
Maak ook ruimte om je verlofproces te optimaliseren; ons artikel over Vakantieplanning zonder gedoe biedt praktische tips.
Pensioen en cao-wijzigingen: voorbereiding op 2026
Voor organisaties die werken met een nieuwe pensioenregeling door de Wet toekomst pensioenen, is dit het moment om te controleren of alle communicatie richting medewerkers klopt. Zijn formulieren en portaalinstructies verstuurd? En kijk meteen vooruit naar cao-wijzigingen of loonindexaties per 1 oktober of 1 januari. Salaristabellen tijdig aanpassen scheelt je een hoop gedoe in de drukste maanden van het jaar.
Verzuimprocessen controleren volgens Wet verbetering Poortwachter
Ook je verzuimprocessen verdienen aandacht. Loop de dossiers langs en check of alle deadlines volgens de Wet verbetering Poortwachter gehaald worden. Zijn plannen van aanpak en evaluaties op tijd ingediend? Nu alles op orde brengen betekent in december geen vervelende verrassingen.
Wil je weten hoe je dit in de praktijk strak organiseert? Lees dan ons artikel Ondersteuning bij verzuim – van case management tot preventie voor praktische tips en voorbeelden.
HR- en payrollplanning voor een sterke start in 2026
Met die basis geregeld, kun je vooruitkijken naar 2026. Zet je opleidingsbudgetten slim in, maak formatieplannen en reserveer budget voor strategische HR-projecten. Stem recruitmentdoelen af met het management, zodat je het nieuwe jaar ingaat met een helder plan en rust in je hoofd.
Onboarding, offboarding en hybride werken optimaliseren
Vergeet ook de in- en uitstroom van personeel niet. Nieuwe starters verdienen een goede eerste indruk, dus houd je onboardingdraaiboek actueel en zorg dat alle materialen en inloggegevens klaarstaan. Aan de andere kant: zorg dat je offboardingproces strak geregeld is: van het inleveren van bedrijfsmiddelen tot het voeren van exitgesprekken. En kijk kritisch naar je hybride werkbeleid en thuiswerkvergoedingen, vooral met mogelijke fiscale wijzigingen in januari in het vooruitzicht.
Jaarafsluiting HR en payroll: checklist voor een soepele afronding
En dan de jaarafsluiting: die komt altijd sneller dan je denkt. Controleer loonaangiften, pensioenaanleveringen en jaaroverzichten nu alvast. Plan eindejaarsuitkeringen en bonussen ruim op tijd in en zet alle deadlines in je HR- en payrollkalender. Zo weet je zeker dat er in de drukte niets tussen het wal en het schip valt.
Door na de zomer bewust tijd vrij te maken voor deze HR-check, geef je jezelf overzicht en je organisatie rust. Je voorkomt last-minute stress en laat zien dat je niet alleen vandaag regelt wat geregeld moet worden, maar ook klaar bent voor wat er morgen komt.
Hulp nodig? We kijken graag met je mee: van het doorrekenen van je loongebouw tot het toetsen van verzuimprocessen of het strak plannen van je jaarafsluiting. Zo ga je met vertrouwen het najaar in en start je 2026 sterk.
